Para organizar el área financiera de una pyme con gestoría externa hacen falta tres piezas: la gestoría, que lleva la contabilidad oficial, los impuestos y las nóminas; la administración interna, que factura, cobra, paga y ordena la documentación; y alguien que haga de dirección financiera, que convierta esos datos en información para decidir. La tercera pieza es la que suele faltar.
En resumen
- La gestoría cumple con Hacienda y la Seguridad Social, pero normalmente no analiza el negocio.
- Sin dirección financiera, la empresa cumple plazos pero no sabe con antelación si ganará dinero ni si tendrá caja.
- Un controller o director financiero externo a tiempo parcial cubre ese hueco sin contratar a jornada completa.
- Lo que hace funcionar el modelo es un calendario mensual común para las tres piezas.
Qué hace la gestoría y qué no
| Suele hacer la gestoría | Normalmente no hace |
|---|---|
| Contabilidad oficial y cuentas anuales | Cierre mensual de gestión con periodificaciones |
| Impuestos (IVA, retenciones, Sociedades) | Presupuesto y control de desviaciones |
| Nóminas y Seguridad Social | Margen por producto, cliente o proyecto |
| Trámites mercantiles | Previsión de tesorería y relación con los bancos |
No es un fallo de la gestoría: su trabajo es cumplir con la normativa, y lo hace con la información que recibe, a menudo semanas después de que pase. El problema aparece cuando la empresa espera de ella respuestas de gestión que no forman parte de su encargo.
Señales de que falta dirección financiera
- Los números del trimestre llegan cuando ya hay que presentar los impuestos.
- Sabes lo que facturas, pero no qué te deja margen.
- Las tensiones de caja se descubren mirando el saldo del banco.
- Nadie prepara la información que pide el banco para renovar una póliza.
- Las decisiones de precios, contratación o inversión se toman sin números.
Las tres piezas del área financiera
Gestoría: cumplimiento
Contabilidad oficial, impuestos, nóminas y trámites. Funciona mejor si recibe la documentación completa y a tiempo, por ejemplo con la contabilidad online conectada a los bancos.
Administración interna: el día a día
Facturar, reclamar cobros, programar pagos y archivar la documentación. Es quien mejor conoce la operativa, pero no suele tener tiempo ni perfil para el análisis.
Dirección financiera: decidir con números
Cierra el mes con criterios de gestión, prepara el presupuesto, calcula márgenes, mantiene la previsión de tesorería y presenta los resultados a la dirección. Son las funciones de un controller financiero, que en una pyme pequeña puede asumir un servicio externo unos días al mes. Si además hay que negociar financiación o preparar una operación, entra el papel de director financiero; te explicamos la diferencia en controller y CFO: diferencias.
Cómo coordinarlas: un calendario mensual
- Días 1 a 3: la administración envía a la gestoría toda la documentación del mes (facturas, extractos, nóminas).
- Días 4 a 8: la gestoría registra la contabilidad; la dirección financiera añade los ajustes de gestión (periodificaciones, existencias).
- Días 8 a 10: cierre de gestión e informe mensual con desviaciones frente al presupuesto.
- Cada semana: actualización de la previsión de tesorería y revisión de cobros pendientes.
- Cada trimestre: revisión de la previsión del año y preparación de los impuestos con la gestoría.
Ejemplo ilustrativo: una empresa de servicios de 25 personas
La gestoría llevaba la contabilidad y los impuestos, y la gerente revisaba el saldo del banco cada día. Con un controller externo dos días al mes, la empresa pasó a tener un informe mensual el día 10, el margen por cliente y una previsión de caja semanal. El primer trimestre detectó dos clientes que no cubrían su coste y un hueco de tesorería en verano, que se resolvió renegociando la póliza con dos meses de antelación.
Es un caso ilustrativo, no un cliente concreto: sirve para ver cómo encajan las tres piezas.
Preguntas frecuentes
¿Puede la gestoría hacer de controller?
Algunas ofrecen servicios de asesoramiento, pero lo habitual es que su encargo se limite al cumplimiento. Conviene aclarar por escrito qué incluye y qué no.
¿Cuándo compensa contratar a alguien en plantilla?
Cuando el volumen de trabajo financiero ocupa una jornada completa de forma estable. Antes de eso, un servicio externo a tiempo parcial suele ser más eficiente.
¿Hay que cambiar de gestoría para incorporar un controller externo?
No. Lo normal es mantenerla y coordinar el calendario y los criterios contables entre ambos.
¿Tu pyme cumple plazos pero no sabe adónde va?
En Durbin&Watson trabajamos junto a tu gestoría: cierre mensual de gestión, presupuesto, márgenes y previsión de tesorería, con las horas que tu empresa necesita.
